Организирането на успешна конференция в хотел може да бъде предизвикателство, но с правилна подготовка и планиране, може да бъде приятно и продуктивно събитие. В тази статия ще ви предоставим няколко полезни съвета за организиране на успешна конференция в бизнес хотел Бургас.
-
Изберете подходящ хотел
Това е може би най-важният етап. Изборът на подходящ бизнес хотел е важна стъпка в организирането на конференция. Изберете хотел, който разполага с просторни зали за събития и и който предлага допълнителни удобства. Мястото трябва да е добре оборудвано и да осигурява лесен достъп на всички участници.
Споменахме да проверите и дали се предлагат допълнителни удобства. Такива са например кетъринг за гостите и настаняване след края на събитието. Уверете се също, че залата в хотела разполага с интернет връзка, екран, мултимедиен проектор, микрофони. Поискайте оферта от различни хотели и преценете коя цена ви устройва.
-
Обезпечете храненето и напитките
Ако нямате възможност да осигурите закуска, обяд или вечеря, може да посочите близките ресторанти и кафенета на участниците. Въпреки това ви препоръчваме да обмислите осигуряване на кетъринг и кафе паузи. Храненето и напитките са важна част от конференцията особено ако тя е продължителна. А и обикновено участниците започват разговори помежду си точно по време на почивката. Ще могат да обменят идеи и вие да съберете от тях обратна връзка за събитието, докато се наслаждават на чаша хубаво кафе или апетитни малки хапки. Помислете част от менюто да са постни предложения, тъй като привържениците на здравословно хранене непрекъснато се увеличават.
-
Планирайте в детайли събитието
Обмислете всичко в детайли. Важно е не само мястото, но и датата, програмата и изхранването. При избор на дата трябва да се има предвид и сезонността и празниците, които могат да повлияят на наличността на хотелските стаи и на броя на участниците. При избор на локация трябва да се има предвид близостта до летища, железопътни гари и големи магистрали.
Изгответе също детайлен график на събитието и го споделете с участниците, за да знаят какво да очакват. Програмата безспорно е основен елемент на събитието. Трябва да определите ключовите теми, които ще бъдат обсъждани и да изберете подходящи лектори, които ще ги представят. Трябва да определите времето за кратки паузи и обяд, както и времето за въпроси и отговори.
Планирането на успешно събитие изисква обмисляне на много неща, но вярваме, че ви дадохме добра отправна точка какво да имате предвид, когато планирате конференция в бизнес хотел.