При организиране на събитие, семинар или обучение най-добрият вариант остава провеждането на живо. Винаги е хубаво да имате персонално отношение към своята аудитория, да предоставите възможност за своевременна дискусия и да споделите изживяването със съмишленици. Добре е вашето мероприятие да се проведе в подходяща зала. Разбира се, понякога организацията е трудно начинание и крие рискове. Безпроблемното протичане зависи от много фактори, които трябва добре да обмислите. Днес ще ви разкажем за 5 неща, които да правите и 5 неща, които да избягвате в планирането и организацията на вашето събитие.
Какво да правим?
- Определете кое е важно за вас. Преди да се насочите към определена зала за събития, определете своите приоритети. Какво бихте искали да има в залата и от какво можете да се лишите? Съставете списък и задайте всичките си въпроси на домакините. Не рискувайте да провалите изживяването заради дребни, но недообмислени аспекти в плана.
- Преди окончателно да наемете зала, посетете мястото. Не разчитайте да отидете в деня на събитието и всичко да е прекрасно. Посетете залата предварително и проверете дали всичко, на което държите, е налице. Това ще ви даде възможност да се запознаете с домакините и да видите нивото на обслужване. Така ще сте наясно какво ви очаква.
- Не пренебрегвайте удобството на участниците. Помислете за хората, които очаквате да дойдат. Има ли паркинг, достатъчно голям за всички? Има ли санитарни възли, достатъчно места за сядане, условия за отдих? Всичко това е важно, за да се избегне дискомфорта по време на събитието.
Какво да не правим?
- Не пренебрегвайте бюджета си. Планирайте внимателно и задавайте толкова въпроси, колкото е нужно. Никой не би бил доволен, ако накрая сметка е повече от колкото може да си позволи.
- Не подценявайте доброто оборудване. Един от най-важните фактори при провеждането на събития е оборудването. Подгответе се с всичко нужно – микрофони, флипчарти, осветление, лаптопи, разклонители и т.н. Попитайте какво могат да ви осигурят вашите домакини и какво влиза в цената на наема. За да е перфектно всичко, гостите трябва да могат да виждат и чуват всичко, което показвате и най-вече да го разберат.
- Не чакайте до последния момент. Резервирайте залата веднага щом имате яснота за официалната дата на събитието. На първо място, това може да ви спести пари, а от друга страна, печелите сигурност и спокойствие.
В случай че вие сте сред организаторите и търсите зала за събития Пловдив, предлагаме ви нестандартно решение. Хотел Сани в Асеновград предлага отлични условия за фирмени и лични мероприятия. На по-малко от 20 км от Пловдив, хотелът предлага 2 зали с различен капацитет, идеално оборудвани да посрещнат всичките ви очаквания. Препоръчваме!